 |
| Foto: |
Arahan itu disampaikan dalam Rapat Koordinasi Bidang Kearsipan bertema “Membangun Budaya Tertib Kelola Arsip Daerah” yang berlangsung di Aula Parenta Kota Bima, Senin, 26 Oktober 2026. Kegiatan tersebut dihadiri Wali Kota Bima H.Arahman H.Abidin, Wakil Wali Kota Bima Fery Sofyan, Sekretaris Daerah, staf ahli, para asisten, kepala OPD, serta camat se-Kota Bima.
Dalam arahannya, Wali Kota menegaskan bahwa kearsipan bukan sekadar urusan administratif, melainkan bagian mendasar dari penyelenggaraan pemerintahan. Arsip menjadi bukti pertanggungjawaban sekaligus sumber informasi yang dibutuhkan untuk mendukung pelayanan publik dan memastikan dokumen pemerintahan tetap tersedia ketika diperlukan.
Ia meminta seluruh kepala OPD menempatkan pengelolaan arsip sebagai salah satu prioritas reformasi birokrasi. Para sekretaris perangkat daerah juga diminta memastikan pembenahan kearsipan berjalan secara konsisten hingga tingkat kecamatan dan kelurahan.
“Saya minta komitmen seluruh Kepala OPD. Sekretaris masing-masing perangkat daerah agar menindaklanjuti dan memastikan pengelolaan kearsipan berjalan dengan baik. Kearsipan ini merupakan bagian dari reformasi birokrasi yang harus kita benahi bersama,” ujarnya.
Delapan langkah percepatan yang disiapkan mencakup penetapan kearsipan sebagai prioritas reformasi birokrasi, penerbitan Peraturan Wali Kota tentang Gerakan Tertib Kelola Arsip Daerah, serta pemenuhan kebutuhan tenaga arsiparis dan pengelola arsip melalui pemetaan kebutuhan dan peningkatan kompetensi.
Pemerintah Kota Bima juga merencanakan pemenuhan sarana dan prasarana kearsipan secara bertahap mulai APBD Murni 2027. Kebutuhan tersebut meliputi ruang penyimpanan arsip, rak, kotak arsip, lemari arsip, serta sarana preservasi untuk menjaga kondisi dokumen.
Langkah berikutnya adalah penataan arsip aktif dan inaktif, termasuk penyusutan arsip melalui pemindahan, pemusnahan, atau penyerahan arsip statis sesuai ketentuan perundang-undangan dan Jadwal Retensi Arsip.
Selain itu, pemerintah akan memperkuat monitoring, evaluasi, dan pembinaan secara berkala. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan diminta mengevaluasi tindak lanjut hasil audit minimal setiap triwulan dan melaporkannya kepada Wali Kota melalui Sekretaris Daerah.
Hasil pengawasan kearsipan internal juga akan dijadikan salah satu indikator evaluasi kinerja perangkat daerah. OPD dengan hasil penilaian baik akan mendapat apresiasi, sedangkan perangkat daerah dengan kategori sangat kurang akan memperoleh pembinaan khusus.
Wali Kota turut mendorong penerapan arsip digital secara bertahap mulai tahun ini. Seluruh perangkat daerah diminta mempersiapkan kebutuhan pendukung dan berkoordinasi dengan Sekretaris Daerah agar pengembangan sistem kearsipan dapat terintegrasi.
“Mari kita bangkit dan memperbaiki tata kelola kearsipan sedikit demi sedikit. Jika ada kebutuhan yang diperlukan, silakan disampaikan kepada Sekda untuk kita tampung dan tindak lanjuti. Mari kita perkuat bersama, termasuk mulai menerapkan arsip digital,” katanya.
Sementara itu, Kepala Dinas Perpustakaan Daerah dan Arsip Kota Bima menjelaskan bahwa rapat koordinasi tersebut dilaksanakan untuk menyamakan pemahaman mengenai pentingnya arsip dalam mendukung akuntabilitas pemerintahan, ketersediaan informasi, dan peningkatan kualitas pelayanan publik.
Berdasarkan evaluasi pemerintah daerah, audit kearsipan telah dilakukan terhadap lima perangkat daerah pada 2025 dan dilanjutkan terhadap sepuluh perangkat daerah pada 2026. Hasil evaluasi itu menunjukkan bahwa implementasi penyelenggaraan kearsipan di sejumlah OPD masih perlu ditingkatkan.
Melalui rapat koordinasi tersebut, Pemerintah Kota Bima berharap seluruh perangkat daerah memiliki komitmen yang sama dalam membenahi pengelolaan arsip. Tantangannya bukan hanya menata dokumen, melainkan memastikan arsip dikelola secara tertib, aman, dan berkelanjutan sebagai bagian dari pemerintahan yang akuntabel. *Red